Voor elke verplichte VOG geldt dat die vóór de start van de werkzaamheden moet worden getoond. Controleer de VOG op echtheid. Ofwel dat het om het originele papieren exemplaar gaat of de digitale versie daarvan. Een kopie is geen origineel. Controleer ook of de VOG geldig is. Dat houdt in dat de VOG maar enkele maanden oud mag zijn. Hoeveel maanden, dat verschilt per functie en zetten we hieronder uiteen. Vergeet tot slot niet een afschrift (kopie) van de VOG te bewaren. De accountant controleert op dit alles en geeft het door aan de onderwijsinspectie als het niet in orde is.
Functies met wettelijke VOG-plicht
In het primair onderwijs zijn de volgende personen verplicht om een VOG te laten zien: personen die onderwijs geven of onderwijsondersteunende werkzaamheden verrichten (artikel 3 lid 1 WPO en WEC), directeuren en adjunct directeuren (artikel 32 lid 2 WPO), medewerkers tussenschoolse opvang (ofwel tso-medewerkers, artikel 45 lid 1 WPO) en leraren in opleiding (ofwel LIO’s, artikel 3 lid 4 WPO). Het maakt daarbij niet uit of er sprake is van een dienstverband. Dus ook externen die deze functies uitoefenen, zijn verplicht een VOG te tonen. Deze mag niet ouder zijn dan zes maanden. In het geval van een TSO-medewerker niet ouder dan twee maanden.
In het voorgezet onderwijs is op grond van artikel 7.2 WVO ieder personeelslid verplicht een VOG te tonen. Dit moet voorafgaand aan de benoeming of, ingevolge artikel 7.1 WVO ‘tewerkstelling zonder benoeming’ gebeuren. De VOG mag dan niet ouder zijn dan zes maanden.
Vrijwilligers (anders dan TSO-medewerkers), bestuurders, stagiaires (anders dan LIO) en leden van de Raad van Toezicht zijn niet verplicht om een VOG te tonen. Althans, de wet verplicht dit niet. Het is overigens wel gebruikelijk, en wanneer de persoon met kinderen gaat werken absoluut raadzaam, om in het schoolbeleid op te nemen dat ook deze personen voor hun start een geldige VOG moeten tonen.
Ingehuurd personeel
Ook tijdelijk ingehuurd personeel, ofwel externen die je niet benoemt, zijn verplicht een VOG te tonen voor de functie die hij of zij gaat vervullen. Het maakt daarbij niet uit hoe vaak en hoe veel contact de externe met leerlingen heeft. Het is de werkgever, bijvoorbeeld het detacherings- of uitzendbureau, aan wie de ingehuurde persoon dan de VOG moet tonen. De VOG komt ook op naam van deze werkgever te staan. Als school ben je verplicht te controleren of het origineel is getoond en niet ouder is dan zes maanden.
TIP: Leg met het uitzendbureau contractueel vast dat zij alleen personeel met een geldige VOG mag inzetten. Controleer dit door een kopie van de VOG aan te vragen. Huur je een zzp’er in, dan is die zelf verplicht een geldige VOG te tonen. Neem dit op in de overeenkomst die je met de zzp’er sluit.
Aanvullend personeel
Ook tijdelijk ingehuurd personeel, ofwel externen die je niet benoemt, zijn verplicht een VOG te tonen voor de functie die hij of zij gaat vervullen. Het maakt daarbij niet uit hoe vaak en hoe veel contact de externe met leerlingen heeft. Het is de werkgever, bijvoorbeeld het detacherings- of uitzendbureau, aan wie de ingehuurde persoon dan de VOG moet tonen. De VOG komt ook op naam van deze werkgever te staan. Als school ben je verplicht te controleren of het origineel is getoond en niet ouder is dan zes maanden.
Tip: Leg met het uitzendbureau contractueel vast dat zij alleen personeel met een geldige VOG mag inzetten. Controleer dit door een kopie van de VOG aan te vragen. Huur je een zzp’er in, dan is die zelf verplicht een geldige VOG te tonen. Neem dit op in de overeenkomst die je met de zzp’er sluit.
Incidentele klussen
Dan heb je nog personen die (incidenteel) in en/of om de school bepaalde klussen uitvoeren. Denk aan een schilder of een fotograaf. Voor deze groep is er geen wettelijke verplichting tot het tonen van een geldige VOG en het controleren hierop. Ons advies is hier per geval naar te kijken of en in hoeverre er daadwerkelijk (een op een) contact is met leerlingen en voor hoe lang.
Komt een schilder twee dagen lang buiten verven, dan lijkt het tonen van een VOG niet noodzakelijk. Gaat het om een student (stagiair) die voor een onderzoek in contact staat met leerlingen, dan kan dit weer anders komen te liggen. Het is aan de school om hier een zorgvuldige afweging in te maken.
Heb je vragen over (onderdelen van) de VOG? Neem dan contact op met onze juridische helpdesk.
