Aansprakelijkheid interne toezichthouder en administratieplicht

Het handelen van één bestuurder bindt de andere bestuurder(s), er is een collectieve verantwoordelijkheid. De bestuurder is voor het geheel aansprakelijk terzake van onbehoorlijk bestuur, tenzij hem mede gelet op de aan anderen toebedeelde taken geen ernstig verwijt kan worden gemaakt en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen van onbehoorlijk bestuur af te wenden (artikel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek). Voor kennelijk onbehoorlijk bestuur is vereist dat geen redelijk denkend bestuurder onder dezelfde omstandigheden zou hebben gehandeld als de bestuurder in kwestie.

Met ingang van 1 juli 2021, de inwerkingtreding van de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (Wbtr), geldt de norm van dit artikel ook voor de toezichthouder, ook in het onderwijs. Het hebben van intern toezicht is in het onderwijs sinds 2010 (Wet goed onderwijs, goed bestuur) verplicht en een bekostigingsvoorwaarde. Het is niet verplicht één bepaald bestuursmodel te hebben. Nu de norm van de bestuurders ook voor de interne toezichthouders geldt, is een interne toezichthouder dus niet alleen verantwoordelijk voor het eigen handelen, maar ook voor dat van zijn collega toezichthouders. Dat vergt een open cultuur waarin men elkaar durft te bevragen zonder te veroordelen, kortom om vertrouwen en tegelijkertijd om een alerte opstelling.

Met de komst van de Wbtr is ook het belang van de al lang bestaande algemene administratieplicht voor schoolbesturen meer op de voorgrond komen te staan. Deze algemene administratieplicht die overigens voor alle rechtspersonen geldt (artikel 10 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek) luidt:

1. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.

2. Onverminderd het bepaalde in de volgende titels is het bestuur verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon te maken en op papier te stellen.

3. Het bestuur is verplicht de in de leden 1 en 2 bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren.

4. De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.

Nieuw is de bepaling in de Wbtr dat het niet voldoen aan de administratieplicht in bepaalde gevallen het onweerlegbaar vermoeden van onbehoorlijk bestuur of toezicht oplevert. Bestuurders en interne toezichthouders dienen er ook op toe te zien dat in de jaarrekening, het bestuursverslag of tussentijdse cijfers (alleen bestuurders) geen misleidende voorstelling van zaken wordt opgenomen.

Vaak is deze algemene administratieplicht al opgenomen in de statuten van schoolbesturen. Indien dat niet het geval is dan is het niet verplicht deze bepaling in de statuten op te nemen. De wet geldt immers toch al. De bepaling in de statuten kan wel dienen als reminder. Bestuurders doen er wel goed aan aandacht te besteden aan de naleving van de voorschriften rond de administratie en de jaarrekening.

Heb je vragen over deze juridische highlight? Of wil je meer weten? Neem dan contact op met Thérèse Penders.