De afgelopen maanden zijn we tegen verschillende cases aangelopen waarbij er vragen zijn over het proces van bijvoorbeeld inkopen van afdrukapparatuur, het wel of niet opsplitsen in percelen bij schoonmaak of leermiddelen en de nut en noodzaak van het wel of niet gelijktijdig aanbesteden van hardware en ICT netwerken en de daarbij behorende rechtmatigheid.
Doordat dergelijke contracten bestaan uit meerdere componenten, en in sommige gevallen door meerdere losse organisaties gezamenlijk collectief wordt ingekocht kunnen er onduidelijkheden ontstaan t.a.v. de juiste manier van inkopen.
Om onze leden hier inzicht in te verschaffen hebben we onderstaand artikel opgesteld. Als er naar aanleiding hiervan nog vragen zijn of andere inkoop en aanbestedingsvragen? Neem gerust contact op met Joost Rog of één van de andere inkoopadviseurs van Verus.
Wat is rechtmatigheid?
De rechtmatigheid bij de accountantscontrole ziet op de financiële rechtmatigheid. Hierbij moet een duidelijk onderscheid worden gemaakt t.a.v. het begrip juridische rechtmatigheid. Juridische rechtmatigheid betreft het handelen in overeenstemming met alle wet- en regelgeving. Financiële rechtmatigheid betreft de rechtmatigheid van het financiële beheer. Daarbij moet vastgesteld worden dat alle baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Accountantscontrole
De accountantscontrole op aanbestedingsrechtmatigheid omvat een formele controle op de financiële vereisten die volgen uit de geldende aanbestedingswetgeving. Zo wordt bijvoorbeeld gekeken of de raming van de aanbesteding rechtmatig is berekend en of de Europese drempelwaarden worden overschreden. Daarnaast omvat deze accountantscontrole een materiële controle op de inhoudelijke keuzes en ingenomen posities tijdens het inkoop- en aanbestedingsproces. Handelingen en beslissingen die niet direct leiden tot een financiële transactie zijn geen onderdeel van de financiële rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Ook gaat de accountant na of het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat ten opzichte van de jaarrekening.
Onderwijsorganisaties zijn publieke instellingen die bij de besteding van publieke middelen dit doelmatig en rechtmatig dienen te doen en zich te houden hebben aan de Aanbestedingswet.
Bij het gezamenlijk aanbesteden van deze opdracht, die als uniforme leveringsopdracht is te zien, dient de bepaling van de opdrachtwaarde gebaseerd te zijn op het totaal (dus de waarde van alle deelnemers bij elkaar opgeteld). Het achteraf splitsen om daarmee onder het Europese drempelbedrag te blijven is niet toegestaan volgens de wet. Een aanbestedende dienst mag een opdracht niet opknippen in meerdere opdrachten om onder de verplichting tot Europees aanbesteden uit te komen. Dit splitsingsverbod staat in artikel 2.14 van de Aanbestedingswet 2012.
Vooraf dient er gemotiveerd te worden waarom er gezamenlijk aanbesteed wordt. Dit in relatie met artikel 1.5 uit de Aanbestedingswet 2012 (clusterverbod). Het samenvoegen van deze opdracht is te rechtvaardigen. Dit doe je door een inkoop technische afweging te maken, waarbij je acht slaat op:
- de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf;
- de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst en de ondernemer;
- de mate van samenhang van de opdrachten (zie hieronder, homogeniteit).
Je dient het samenvoegen op alle 3 de punten te motiveren in de aanbestedingsstukken. Bijvoorbeeld: op basis van de voordelen voor de deelnemende onderwijsorganisaties en de beperkte marktverschraling (en dus geen nadelige effecten voor met name het MKB) als ook huidige marktkenmerken dat de huidige marktpartijen goed in staat zijn in te schrijven en te leveren, is er voldoende onderbouwing voor het gezamenlijk aanbesteden.
Opdelen in percelen en splitsen
Onder de Aanbestedingswet 2012 dient één (geclusterde) opdracht in beginsel opgedeeld te worden in meerdere percelen (splitsingsgebod). Dit zodat MBK-bedrijven ook op delen van de opdracht kunnen inschrijven. In deze opdracht zou een mogelijkheid zijn om in de aanbestedingsprocedure percelen per aanbestedende dienst aan te houden. Als je dit niet passend vindt, mag je van deze hoofdregel afwijken. Die keuze moet u in dat geval in de aanbestedingsstukken motiveren.
Het opdelen van één opdracht in percelen is overigens niet gelijk te stellen aan de keuze om activiteiten in verschillende opdrachten in de markt te zetten. Bij een opdracht in percelen bepaal je de omvang van de opdracht (anders dan bij afzonderlijke opdrachten) door de waarde van de verschillende percelen bij elkaar op te tellen. Het is daarbij wel mogelijk om de percelen (al dan niet gecombineerd) aan verschillende opdrachtnemers te gunnen. Je dient vooraf duidelijk in jouw aanbestedingsdocumenten op te nemen op welke combinaties van percelen inschrijvers mogen inschrijven en hoe je de verschillende combinaties van percelen zult beoordelen. Een aanbestedende dienst mag een opdracht niet opknippen in meerdere afzonderlijke opdrachten met enkel als doel om onder de verplichting tot (Europees) aanbesteden uit te komen.
Verus begrijpt dat, om dit bovenstaande goed uit te kunnen voeren, en om de juiste afwegingen te maken, er soms externe hulp nodig is. Wij staan dan ook altijd vrijblijvend voor je klaar om duidelijkheid te verschaffen t.a.v. jouw rechtmatigheidsvraagstuk.
