Onder welke voorwaarden mag je opleidingskosten in mindering brengen op de transitievergoeding?

Wat zijn inzetbaarheidskosten? Inzetbaarheidskosten zijn kosten die zijn gemaakt met het oog op een bredere inzetbaarheid van de werknemer, zoals scholing, en hebben tot doel om het vinden van een nieuwe functie of baan te vergemakkelijken. Voor 1 juli 2020 kwamen alleen inzetbaarheidskosten voor aftrek in aanmerking als deze kosten werden gemaakt om de kennis en vaardigheden van de werknemer te vergroten voor een functie buiten de organisatie. Nu mogen deze kosten óók in mindering worden gebracht als deze bijdragen aan een bredere inzetbaarheid van de werknemer binnen de organisatie.

Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan de situatie waarin een werknemer een niet-werk gerelateerde (talen)cursus, een cursus persoonlijke ontwikkeling, of bijvoorbeeld een managementcursus volgt. Stel dat bijvoorbeeld een onderwijsassistent op kosten van de werkgever deelneemt aan een HR-cursus, dan kunnen deze kosten voor aftrek in aanmerking komen (ervan uitgaande dat de onderwijsassistent in zijn huidige functie geen HR-verantwoordelijkheden heeft). Draagt de opleiding en/of cursus direct of in overwegende mate bij aan de vervulling van de eigen functie, dan kunnen deze kosten niet in mindering worden gebracht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de situatie, waarin een HR-adviseur bijvoorbeeld een arbeidsrechtelijke cursus over de Wet verbetering poortwachter volgt.

Ook inzetbaarheidskosten die de werkgever heeft gemaakt voor bijvoorbeeld de re-integratie van de werknemer of herplaatsing bij dreigend ontslag, mogen niet in mindering worden gebracht. De werkgever is op grond van de wet immers al verplicht om zich hiervoor in te spannen.

De vraag of de kosten bijdragen aan een bredere inzetbaarheid binnen en/of buiten de organisatie is niet de enige vraag die gesteld moet worden. Er gelden namelijk ook nog een aantal belangrijke aanvullende voorwaarden. Zo mogen kosten alleen in mindering worden gebracht als:

• deze kosten vooraf schriftelijk en gespecificeerd zijn medegedeeld aan de werknemer;
• de werknemer er vooraf schriftelijk mee heeft ingestemd dat deze kosten in mindering worden gebracht op de transitievergoeding;
• de werkgever deze kosten heeft gemaakt ten behoeve van een werknemer aan wie hij de transitievergoeding verschuldigd is;
• deze kosten worden gemaakt tijdens of na de periode waarover de transitievergoeding wordt berekend;
• deze kosten niet het loon van de werknemer betreffen en ook niet op de werknemer kunnen worden verhaald;
• deze kosten in een redelijke verhouding staan tot het doel waarvoor ze zijn gemaakt;
• deze kosten in een periode van maximaal 5 jaar voor het einde van het contract zijn gemaakt, tenzij partijen gezamenlijk een andere termijn hebben gehanteerd.

Voor de kosten van bepaalde beroepsopleidingen is wel een speciale uitzondering gemaakt. Het gaat daarbij dan om de kosten van BBL-opleidingen, duale opleidingen of opleidingen die alleen gevolgd kunnen worden als eerst een arbeidsovereenkomst is aangegaan. Voor deze opleidingskosten geldt dat deze sowieso in mindering mogen worden gebracht op de transitievergoeding. Deze kosten hoeven niet eerst gespecificeerd en schriftelijk aan de werknemer te worden medegedeeld. Ook hoeft de werknemer niet vooraf met deze afspraak in te stemmen. Wel geldt als belangrijke voorwaarde dat de opleidingskosten alleen in mindering kunnen worden gebracht op het deel van de transitievergoeding dat is opgebouwd in de periode waarin de opleiding werd gevolgd.

Kortom, wenst een werknemer op kosten van de werkgever graag een bepaalde cursus/opleiding te gaan volgen, dan is het doorgaans raadzaam om op voorhand al kritisch te bekijken of het wellicht mogelijk is om deze kosten in mindering te brengen op de transitievergoeding en daarover schriftelijke afspraken te maken.

Overigens kan het in bepaalde situaties, waarin de werknemer op kosten van de werkgever een opleiding volgt, ook raadzaam zijn om ook een studieovereenkomst met een terugbetalingsregeling overeen te komen. Wanneer een werknemer besluit om zelf ontslag te nemen, kom je immers niet toe aan betaling van de transitievergoeding.

Wenst u meer informatie over dit onderwerp, neem dan contact op met onze juridische helpdesk.