De wijzigingen zijn terug te vinden in hoofdstuk vier van de Gids Proportionaliteit 3e herziening februari 2021. De meest noemenswaardige wijzigingen worden hieronder beschreven.
- Gebruik meerdere nota’s van inlichtingen bij grote of complexe aanbestedingen
Onderwijsorganisaties moeten rekening houden met het gebruik van meerdere nota’s van inlichtingen bij complexe aanbestedingen. Het draagt er aan bij dat de beoogde opdracht zowel voor inschrijvende partijen als voor de onderwijsorganisatie duidelijker wordt als behoefte is aan verheldering. Ook bij een complexe meervoudig onderhandse procedure kan een tweede inlichtingenronde worden ingelast als blijkt dat de markt daarbij gebaat is. Voor onderwijsorganisaties betekent dit dat de doorlooptijd van de procedure wat langer kan worden, iets om rekening mee te houden bij bijvoorbeeld een korte implementatieperiode of bij de ingangsdatum van een contract.
- Geef een redelijke termijn voor het stellen van vragen en geef op tijdig binnengekomen vragen een inhoudelijk antwoord
Er wordt van onderwijsorganisaties verwacht dat zij inhoudelijk een antwoord geven op vragen die tijdig binnen zijn gekomen. Dit wil niet zeggen dat vragen die te laat zijn binnengekomen, niet beantwoord hoeven te worden. Het gaat erom dat er een evenwicht is tussen belangen. Dat betekent dat onderwijsorganisaties ook ná het verstrijken van een deadline, in bepaalde situaties gehouden zijn om vragen te beantwoorden of klachten in behandeling te nemen, waarbij een proactieve houding (Grossmann-arrest) van de inschrijver van belang is.
- Pas de standstill- periode toe bij meervoudig onderhandse procedures
Daarnaast wordt er van onderwijsorganisaties verwacht dat zij vanuit het oogpunt van het fairplaybeginsel en de maatstaven van redelijkheid en billijkheid, bij meervoudig onderhandse procedures rekening houden met een standstill- periode. Daarbij kan worden gedacht aan een termijn van zeven of tien kalenderdagen.
- Pas een klachtenmeldpunt toe
Een andere relevante wijziging is dat onderwijsorganisaties een klachtenmeldpunt moeten instellen en ingediende klachten inhoudelijk behandelen. Van hen wordt verwacht dat zij professioneel en proportioneel met de afhandeling van klachten omgaan.
Neem voor vragen over de Gids Proportionaliteit contact op met Michael Ashcroft.
