“We moeten wat met Corona”, zei Paulides in de eerste week van maart tegen zijn twee bestuurders. Stichting Quadraten heeft 36 scholen in het Westerkwartier en Noordenveld. Paulides is er als teamcoördinator verantwoordelijk voor de huisvesting en ict infra.
Dat hij zich bewust is van voorbereiding op crises heeft een droeve reden. Hiervoor was Paulides tien jaar lang schooldirecteur en in die periode kreeg hij zes keer te maken met het overlijden van een ouder. “In die situatie merkte ik dat het handig is als je een handboek hebt liggen. Dat geeft aan wat je kunt doen en waar je kunt afwijken. Wij waren de coronagolf nu steeds één pagina voor.”
Stap 1 – vorm een crisisteam
De bestuurders en vier teamcoördinatoren stelden begin maart een Coronacrisishandboek op. De basis is een vast crisisteam. “Je hebt daarin mensen met beslissingsbevoegdheden nodig, management én specialisten. Je moet van elkaar op aan kunnen en er mag dus geen wisseling zijn.” In het geval van Stichting Quadraten kwamen naast bestuurders en teamleiders de voorzitter van het directieoverleg en een personeelsfunctionaris in het team.
“Je moet streven naar een crisisteam van een man of vier, vijf. Wij kozen er bijvoorbeeld voor om onze financiële man op afroep beschikbaar te maken. Zorg ook voor een notulist en wijs een voorzitter aan.”
Stap 2 – ken rollen toe
Maak glashelder wie wat doet. Paulides: “Veel rollen komen voort uit je functie, om sommige zaken moet je wat extra denken, persvoorlichterschap bijvoorbeeld.”
Stap 3 – kies je bron
Heel Nederland zag die scholensluiting natuurlijk aankomen. Maar waar baseer je jouw beleid op? In het geval van Quadraten: de richtlijnen van het RIVM, óf strenger. Paulides: “In de loop van die week volgden allerlei maatregelen, maar de scholen bleven open. Toen voelde je al dat dat ging wringen.”
Stap 4 – communiceer en structureer
Communicatie is key in crisis. In de tweede week van maart richtte Quadraten communicatie op afstand in. Ze hadden geluk. Paulides: “We bleken in het verleden de juiste afslagen te hebben genomen in ict. Er was veel beschikbaar dat we nog niet gebruikten.” Teams bijvoorbeeld, om online te kunnen vergaderen én alle documenten centraal op te slaan. Ook de directeuren en het personeel is gevraagd op die manier te werken.
Ook werden de stakeholders geïnventariseerd. Intern en extern. Hoe communiceer je naar de GMR, raad van toezicht, kinderopvang, gemeenten, veiligheidsregio, bedrijven?
Voor al die stakeholders is bedacht hoe ermee gecommuniceerd wordt. Voor de directeuren bijvoorbeeld startte Quadraten een appgroep waarin die op de hoogte gehouden worden. “Die hebben we zo ingericht dat niet gereageerd kan worden. Het is onze NL Alert”, legt Paulides uit. “We kozen hiervoor omdat we niet in een situatie terecht willen komen waarin we moeten blijven reageren. Daar is geen tijd voor. In de appgroep komen berichten als: ‘Crisisteam is bijeen. Om 14uur is een besluit genomen, zie toelichting in je mailbox.’”
Alle telefoons van het bestuursbureau stonden vanaf 15 maart doorgeschakeld naar privénummers van de receptionistes. “De stichting is vanaf de bank bereikbaar.”
En zo kwam het dat het crisisteam van Quadraten al op zondagochtend 15 maart tijdens een vergadering-op-afstand besloot niet op Rutte te wachten, maar de scholen te sluiten. “Vier uur ’s middags vonden we gewoon te laat”, verklaart Paulides. “We wilden de directeuren ook voldoende tijd geven om iedereen te mobiliseren. Daarbij meldden we direct dat de kinderen over twee dagen hun lesprogramma te horen zouden krijgen zodat de scholen alles konden regelen. Vanaf woensdag moesten alle kinderen weer aan de slag kunnen.” Achteraf was iedereen natuurlijk ook blij dat dat besluit overeenkwam met de boodschap van de premier.
Stap 5 – wees flexibel
Onder druk wordt alles vloeibaar. “Ons beleid is: wij lenen niet uit”, zegt Paulides over de devices van de scholen. “Ons beleid in de crisis is: Wij registreren wat je meeneemt en jij gebruikt het. Met verzekeringen heb ik even niks te maken. Het gaat me erom dat leerlingen anders niet kunnen werken en nu wel. Ons bestuurskantoor, ik was er gisteren, is geplunderd. Bureaustoelen en monitoren worden nu elders gebruikt. Ik geniet ervan: mensen hebben de gelegenheid genomen zo goed mogelijk thuis te werken. Dit gaat ook heel mooie dingen opleveren. We maken een slag die we anders in vijf jaar niet gemaakt hadden.”
Stap 6 – evalueer, ook onderweg
De eerste evaluatie is al achter de rug en de opbrengsten verwerkt in het draaiboek. Waarbij Paulides nog even wil benadrukken dat ze niet perfect zijn. “Schrijf dat maar op: Wij hebben de wijsheid niet in pacht.”
Maar eigenlijk, zegt hij, is dit geen nu even crisis meer. “Aan de start moet je voor ogen hebben: Wat is mijn crisis? En wat wil ik? In die zin gaan we nu door naar een andere fase, met aandacht voor verandermanagement en onderwijskundig leiderschap.”
Het crisisteam is wat afgeschaald, nieuwsbrieven worden niet meer dagelijks verstuurd, maar alleen als er genoeg te melden is. En er is al besloten om voor de toekomst twee crisisdraaiboeken te maken: één voor het managementteam, één voor de scholen. Die zullen ook geregeld terugkomen op de agenda van het managementteam.
Het crisisteam van Quadraten heeft een nieuw doel: het weer opengaan van de scholen. En als we van Rutte te horen krijgen dat we weer terug naar school kunnen willen we als crisisteam, met hulp van ons crisisdraaiboek, daar goed op voorbereid zijn.”
Meer lezen? Kijk op de site van Stichting School & Veiligheid voor de brochure Als een ramp de school treft en bekijk daar ook deze checklist voor calamiteiten
