Een paar tips die kunnen helpen bij de communicatie rond een fusie of schoolsluiting:
1. Communiceer strategisch en zorg voor draagvlak
Maak communicatie een vast onderdeel van het proces door alle betrokkenen mee te nemen in de stappen die gezet worden. Bij de start van de communicatie moet de reden helder zijn en wat je beoogt, maar ook de processtappen moeten voor iedereen duidelijk zijn. Het belang van goed onderwijs voor de kinderen is daarbij een beter argument dan de financiële situatie van de school. Beoordeel voor iedere stap de informatiebehoefte van de betrokkenen (ouders, medewerkers, leerlingen, medezeggenschapsorgaan, gemeente) en kies het meest geschikte kanaal (media, bijeenkomst, gesprek, nieuwsbrief, website). We noemen dit ook wel een doelgroepen-middelenmatrix. Breng ook de belangrijkste data en beslismomenten in kaart. Dat zijn ook de data waarop gecommuniceerd wordt. Zorg voor een goede voorbereiding op wat kan gaan komen. Houd rekening met diverse scenario’s.
2. Deel informatie, haal op wat men van belang vindt en werk samen aan de nieuwe situatie
Geef voldoende informatie over de situatie. Denk aan een overzicht van leerlingenaantallen vroeger, nu en toekomstprognose, het financiële plaatje, het aantal leraren, de reisafstanden tot de school, de grotere verschillen per jaar in leerresultaat bij een kleine school t.o.v. een grotere school etc. Ook informatie van de overheid of de inspectie kun je delen. En natuurlijk welke alternatieven er zoal te bedenken zijn en welke gevolgen die hebben.
Vraag aan betrokkenen/belanghebbenden wat zij sterke punten van de school vinden en vraag waar eventuele zorgen zitten. Deel de sterke punten en overeenkomsten van de nieuwe school/fusiepartner. Zoek met elkaar naar oplossingen voor knelpunten. Bedenk bijvoorbeeld samen met ouders de kaders voor een regeling voor leerlingenvervoer voor een aantal jaren. Of laat het lerarenteam het thema voor een gezamenlijke studiedag bedenken samen met hun nieuwe collega’s.
3. Zorg voor een goede procesbegeleider met (toegang tot) de juiste expertises
Schakel een organisatieadviseur in met verstand van governance, organisatie en communicatie. De adviseurs van Verus hebben bovendien directe collega’s met kennis over juridische zaken, prognoses ten aanzien van demografische ontwikkelingen, een integrale benadering van onderwijskwaliteit en vraagstukken over levensbeschouwing en zingeving. Ook kunnen zij expertise inschakelen rondom communicatie.
Dit blog is geschreven door Sander Klaasse en Martin van Oosten.
