U bent hier

Complexe bouwprocessen; hoe voorkomt u onverwachte kosten?

Bedrijfsvoering
PO | VO

Scholen zitten lang niet altijd meer in een exclusief voor de eigen school gebouwd schoolgebouw. Zeker in gemeenten waar de grond schaars is, delen scholen steeds meer een gebouw met meerdere organisaties waarbij ook sprake kan zijn van een deel met een woonbestemming. Het is duidelijk dat de bouw hiervan veel expertise vraagt. Dit geldt ook voor degenen die namens de school de bouwcommissievergaderingen bijwonen. 

Lukt het daarbij wel om steeds de gevolgen van afspraken die vooraf en tijdens de bouw worden gemaakt, helder voor ogen te houden? Het bouwproces bestrijkt vaak meerdere jaren; houden partijen zich dan gaande het proces nog wel aan de oorspronkelijk gemaakte afspraken of zijn die wellicht vergeten? En in hoeverre heeft de afgevaardigde in de bouwcommissie namens de school mandaat om afspraken te maken?

Convenant 

In een geval waarover de rechtbank Rotterdam (Rechtbank Rotterdam 19 augustus 2015, ECLI:NL:RBROT:2015:6013) onlangs een uitspraak deed, bleek het op deze onderwerpen niet goed te zijn gegaan. Ondanks een goed begin met een convenant waar alle betrokken partijen hun handtekening onder hadden gezet, bleek de school aan meer afspraken te kunnen worden gehouden dan zij had gedacht en die behoorlijke kosten voor de school tot gevolg hadden. Wat was het geval?

De gemeente had onder andere met de school en een woningcorporatie afgesproken dat de woningcorporatie een gebouwcomplex zou realiseren waarin ook de school gehuisvest zou worden. De gemeente zou na oplevering het schooldeel van de woningcorporatie huren en aan de school in gebruik geven. Omdat het uiteraard belangrijk is dat bij realisatie van het schooldeel met de wensen van de school zelf rekening gehouden wordt, maakte een afgevaardigde van de school deel uit van de stuurgroep en de bouwcommissie. In het convenant was hierover opgenomen dat de school als gebruiker in het gebruikers- of bouwoverleg maximale input zou leveren in de ontwikkelingsfase. 

Verder hadden partijen in het convenant vastgelegd dat de hoogte van de huurprijs die de woningcorporatie (onder andere) aan de gemeente in rekening zou brengen, afhankelijk was van de hoogte van de stichtingskosten en bepaald zou worden na vaststelling van het definitieve ontwerp (“DO”). Ook was overeengekomen dat de woningcorporatie een verhoging van de stichtingskosten die eventueel zou voortvloeien uit de uitvoering van het DO niet meer in de huurprijs zou kunnen verdisconteren. 

Meerwerk 

Zoals dat vaak gaat, stuitten partijen tijdens het bouwproces op allerlei zaken die niet waren voorzien en dus niet in het programma van eisen waren opgenomen en waardoor er veranderingen in het oorspronkelijke ontwerp werden doorgevoerd. 

Op een gegeven moment had de woningcorporatie aan de school meegedeeld dat de aanpassingen die de school wenste door te voeren, onder meerkosten vielen en dat zij die kosten aan de school zou doorbelasten. De school ging hier niet mee akkoord. Zij stelde dat de meerkosten noodzakelijke aanpassingen ten behoeve van het uit te voeren onderwijs betroffen. Bovendien zou zij enkel gebruiker worden. De school verwees naar de gemeente die volgens de school als huurder de aanpassingen zou moeten betalen.

Aanvraag voorziening

Vanwege het standpunt van de woningcorporatie, diende de school een financieringsaanvraag voor het meerwerk in bij B&W. Deze aanvraag werd door B&W afgewezen, omdat volgens B&W bij de aanvang van het bouwproces in het convenant definitieve afspraken waren gemaakt over de verdeling van de kosten en nadien gemaakte meerkosten niet meer kunnen worden meegenomen.

Opdracht tot meerwerk gegeven?

De woningcorporatie legde de zaak vervolgens aan de rechtbank voor. Haar werd gevraagd te oordelen over de vraag of de school voor eigen rekening aan de woningcorporatie opdrachten tot meerwerk had gegeven. De rechtbank gaat na wat partijen daarover precies hadden afgesproken en slaat daar eerst het convenant op na. 

De rechtbank oordeelt dat het convenant de school de gelegenheid biedt om in ieder geval tot de vaststelling van het DO of de definitieve huursom haar wensen (“input”) aan de woningcorporatie mede te delen zonder dat de kosten daarvan voor haar rekening komen. Deze kosten worden immers verwerkt in de huurprijs. Aangezien in het convenant niet is overeengekomen dat de kosten van “input” die wijzigingen van of aanvullingen op het ontwerp of bestek meebrengen vanaf een bepaald (ijk)moment voor rekening van de school komen, levert het convenant volgens de rechtbank onvoldoende grond om de vordering zelfstandig te kunnen dragen.

Schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid

De woningcorporatie beriep zich niet alleen op het convenant maar ook op de opdrachten die de vertegenwoordiger van de school in het gebruikersoverleg had gegeven. De school reageerde daarop met het verweer dat de door haar afgevaardigde persoon niet bevoegd was opdrachten tot meerwerk te geven. Deze werknemer van de school had deze onbevoegdheid op een gegeven moment ook aangegeven in een gebruikersoverleg. Toch is de rechtbank van oordeel dat de opdrachten voorafgaand aan deze mededeling (maar na het vaststellen van het DO) aan de school zijn toe te rekenen omdat de school bij de woningcorporatie het gerechtvaardigd vertrouwen heeft gewekt dat de afgevaardigde een zekere bevoegdheid had om namens de school beslissingen te nemen binnen de overlegstructuren.

De rechtbank motiveert dit in het kader van de gegeven feiten en omstandigheden door te wijzen op de afvaardiging van iemand met een vrij hoge status binnen de schoolorganisatie in zowel het projectteam als in het gebruikersoverleg, zonder dat daarbij een taakomschrijving of bevoegdheidsbeperking werd aangegeven en door het feit dat de school geen commentaar had gegeven op de inhoud van de verslagen van het gebruikersoverleg waarin een procedure voor gebruikerswijzigingen met vermelding van bevoegdheid van de afgevaardigde om wijzigingen op te dragen en te accorderen was vastgesteld en waarin de opdrachten tot meerwerk van de afgevaardigde waren vastgelegd. Ook had de school niet aan de woningcorporatie meegedeeld dat haar vertegenwoordiger daartoe niet bevoegd was.

Meerwerk voor rekening van de gemeente?

De school had zich ook verweerd met de stelling dat de kosten van de ontwerpwijzigingen en meerwerkopdrachten niet voor haar eigen rekening, maar voor rekening van de gemeente komen. Zij beriep zich hierbij op het convenant waaruit zou volgen dat de woningcorporatie een financiële afspraak met de gemeente als huurder had gemaakt en niet met de school als gebruiker. 

De rechtbank geeft de school geen gelijk. Zij oordeelt dat weliswaar uit het convenant volgt dat (niet de school, maar) de gemeente de huurder wordt van het schoolgebouw, maar, zoals hiervoor gezegd, het convenant bevat geen regeling ten aanzien van de financiële consequenties van ontwerpwijzigingen en meerwerk opgedragen na de vaststelling van het DO en de definitieve huursom. Een beroep op de regeling in het convenant baat de school daarom niet.

Verder oordeelt de rechtbank dat als de school zou hebben verlangd dat (niet zij, maar) de gemeente voor de kosten van haar opdrachten aan de woningcorporatie zou opdraaien, zij dat aan de woningcorporatie en de gemeente had horen mee te delen vóór het geven van die opdrachten. Dat heeft zij niet gedaan.

Daarom komt de rechtbank tot de slotsom dat de school verplicht is om de kosten van ontwerpwijzigingen en meerwerk die door de afgevaardigde van de school na de vaststelling van het DO maar voordat hij had meegedeeld geen mandaat te hebben, in de gebruikersoverleggen zijn opgedragen aan de woningcorporatie te betalen.

Conclusie

De onderwijswetgeving maakt het mogelijk dat B&W een onderwijsvoorziening in gebruik geven aan het bevoegd gezag. Wanneer voorafgaand hieraan de voorziening nog tot stand moet worden gebracht, ligt het voor de hand dat de school zoveel mogelijk zelf kan meepraten over de inrichting van haar schooldeel. Echter in de situatie dat niet de gemeente bouwheer is maar een derde, loopt de school het risico dat zij financiële verplichtingen aangaat jegens deze derde wanneer niet de gemeente bespreekt waar het gebouw aan moet voldoen, maar de school zelf. 

Hoewel het wenselijk is dat een school input levert voor de inrichting van haar schooldeel, is het verstandig dat zij zich steeds afvraagt of hieraan financiële consequenties vastzitten. ‘Wie betaalt het meerwerk’ zou een vraag moeten zijn die voorafgaand aan iedere verandering, hoezeer gewenst ook, gesteld en beantwoord moet worden.

Het is niet te voorkomen dat contracten achteraf leemtes of niet eenduidig uit te leggen bepalingen blijken te bevatten, de werkelijkheid is soms veelkleuriger dan gedacht, maar de kans erop is wel te verkleinen als er door deskundigen goed naar de tekst en naar de bedoelingen en verwachtingen van partijen wordt gekeken. Uiteraard kunt u een contract ook door onze advocaten en juristen laten beoordelen. Zij zijn u graag van dienst.

Een andere les die uit deze uitspraak valt te trekken, is dat duidelijk vastgelegd moet worden welke vertegenwoordigingsbevoegdheid de afgevaardigden in de bouwcommissievergaderingen hebben. Ook is het belangrijk dat u de verslagen van de overleggen altijd goed doorleest en het bouwproces zo op de voet volgt zodat direct actie ondernomen kan worden als er wordt geconstateerd dat afspraken zijn gemaakt waar u niet mee akkoord kunt gaan. Houdt u er rekening mee dat ook de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid kan zijn gewekt. Wees daarom steeds voldoende duidelijk.

Elise Visser-Buizert